Efficienza a distanza

"Credo che in Danimarca dovremmo iniziare col farci i complimenti per la nostra capacità di adattamento al cambiamento. Ho sentito quasi esclusivamente storie di successo riguardo alla trasformazione digitale che abbiamo affrontato."

Intervista a Claus Kenberg, Direttore E-commerce & Marketing, GoGift

Come descriverebbe la gestione digitale nel 2021?

In relazione al Covid-19, per me la gestione digitale è diventata una pratica che si svolge a distanza, ma grazie agli strumenti digitali è stato facile mantenere la collaborazione e la riservatezza con i colleghi. Alla luce del grande passo avanti compiuto durante la pandemia, credo che la gestione digitale sia passata a un livello nuovo, diverso e, soprattutto, migliore.

Come leader abbiamo affrontato la sfida del "lontano dagli occhi, lontano dal cuore" e ci sono stati anche altri svantaggi, ma in GoGift abbiamo riscontrato anche dei vantaggi in termini di maggiore flessibilità e di un diverso tipo di riservatezza rispetto a quella a cui eravamo abituati.

"La comunicazione e la leadership trasparenti sono, e sono sempre state, fondamentali. Dobbiamo essere in grado di attuarle anche in digitale."

E quale dovrebbe essere, come minimo, la base di partenza oggi?

Le nuove possibilità digitali ci hanno dimostrato che, nelle giuste condizioni, possiamo lavorare in modo più efficiente a distanza, sia in termini di produttività che di equilibrio tra lavoro e vita privata. In GoGift, tutti hanno un portatile che possono portare a casa, dotato dei programmi e degli accessi necessari. Direi che lavorare efficacemente da casa dovrebbe essere assolutamente fattibile in un'azienda moderna.

Come si mantiene una cultura aziendale adeguata in modalità digitale?

In GoGift, il "digitale" è sempre stato parte del nostro DNA, quindi non è questa la sfida principale. Allo stesso tempo, però, abbiamo ampie visioni globali, per cui non si tratta solo di portare avanti la nostra cultura aziendale in digitale, ma anche a livello globale. Fortunatamente, le due cose possono andare di pari passo.

Come verrà mantenuto lo sviluppo creativo?

Chi mi conosce mi definirebbe un fanatico della lavagna. Quindi, lavorare senza una lavagna fisica è stata una sfida creativa. Invece di poter riunire rapidamente e spontaneamente alcuni colleghi di GoGift davanti a una lavagna, abbiamo dovuto adattarci e trasferire questa opzione su chat e lavagne virtuali. È andata molto meglio del previsto e questo dimostra che c'è stata una grande evoluzione nell'offerta di strumenti digitali.

È difficile trattenere i dipendenti?

Non l'ho riscontrato durante il periodo del Covid-19, né lo considero una sfida in generale. Credo però che le nuove opportunità digitali stiano aiutando le aziende a riconoscere i vantaggi dei metodi di lavoro digitali. Ritengo che il lavoro da casa diventerà più comune in futuro e che, in particolare, le generazioni più giovani richiederanno una maggiore flessibilità.

Quali sono gli insegnamenti più importanti da conservare o da abbandonare?

Credo che in Danimarca dovremmo iniziare col farci i complimenti per la nostra capacità di adattamento al cambiamento. Ho sentito quasi esclusivamente storie di successo riguardo alla trasformazione digitale che abbiamo affrontato.

"Penso che l'insegnamento più significativo sia che lavorare in digitale da casa non è una questione bianca o nera; abbiamo imparato che la flessibilità che ne deriva è un grande vantaggio."

Molte attività lavorative possono essere svolte meglio da casa, così come i trasporti e i viaggi possono essere ridotti senza conseguenze negative.

Come vede i cambiamenti nei processi decisionali e nel coinvolgimento dei dipendenti?

Attualmente, in GoGift, non ha causato cambiamenti significativi. Le nostre riunioni si sono semplicemente spostate online tramite i nostri strumenti di chat e conferenza. Vedo che le forme di lavoro digitale possono portare a processi più scadenti, a un coinvolgimento inadeguato degli stakeholder o a una minore competenza decisionale. Tuttavia, penso che la cosa più importante sia che i manager non cadano nella trappola del "lontano dagli occhi, lontano dal cuore". Tutti i colleghi sono accessibili esattamente come quando sono in ufficio. Richiede solo un po' di adattamento da parte nostra.

Come gestite l'inserimento dei nuovi dipendenti quando non è possibile la presenza fisica?

In GoGift, ho avuto un dipendente che ha iniziato proprio il giorno in cui la Danimarca è entrata in lockdown. L'inserimento è avvenuto tramite il nostro sistema di videoconferenza che, tra l'altro, si è rivelato vantaggioso perché permetteva di registrare le sessioni. Così, il nuovo collega ha avuto a disposizione un breve video per ciascuna delle sue nuove mansioni. È stato un inserimento diverso, ma non necessariamente peggiore. Dal punto di vista gestionale, credo che la cosa più importante sia che il manager sia visibile, accessibile e, in generale, che tenga aperta la porta virtuale del proprio ufficio.