Efficiëntie op afstand

"Ik denk dat we in Denemarken onszelf eerst eens mogen prijzen voor onze bereidheid tot verandering. Ik heb eigenlijk alleen maar succesverhalen gehoord over de digitale transformatie die we hebben doorgemaakt."

Interview met Claus Kenberg, Director of E-commerce & Marketing, GoGift

Hoe zou je digitaal management in 2021 omschrijven?

In relatie tot Covid-19 is digitaal management voor mij een praktijk geworden die op afstand plaatsvindt – maar dankzij digitale tools is het gemakkelijk geweest om de samenwerking en vertrouwelijkheid met collega's te behouden. Gezien de grote digitale stap die we tijdens de pandemie hebben gezet, geloof ik dat digitaal management is veranderd naar een nieuw, ander en vooral beter niveau.

Wij als leidinggevenden hebben te maken gehad met de uitdaging van 'uit het oog, uit het hart', en er zijn ook andere nadelen geweest – maar bij GoGift hebben we ook voordelen gezien in termen van meer flexibiliteit en door een ander soort vertrouwelijkheid toe te staan dan we gewend waren.

"Transparante communicatie en leiderschap zijn – en blijven – altijd essentieel. We moeten dit ook digitaal kunnen waarmaken."

En wat zou nu minimaal de basis moeten zijn?

De nieuwe digitale mogelijkheden hebben ons laten zien dat we onder de juiste omstandigheden efficiënter op afstand kunnen werken – zowel wat betreft het eigenlijke werk als het hebben van een goede werk-privébalans. Bij GoGift heeft iedereen een laptop die ze mee naar huis kunnen nemen, waarop ze de programma's en toegang hebben die ze nodig hebben. Ik zou durven stellen dat effectief thuiswerken in een modern bedrijf inderdaad haalbaar moet zijn.

Hoe behoud je digitaal een goede bedrijfscultuur?

Bij GoGift zit 'digitaal' altijd al in ons DNA, dus dat is niet de grootste uitdaging. Tegelijkertijd hebben we echter ook uitgebreide wereldwijde visies, en daarom gaat het er niet alleen om dat we onze bedrijfscultuur digitaal uitdragen, maar ook wereldwijd. Gelukkig kunnen die twee hand in hand gaan.

Hoe wordt de creatieve ontwikkeling behouden?

Wie mij kent, zou me waarschijnlijk een beetje een whiteboard-fanaat noemen. Werken zonder fysiek whiteboard is voor mij dus creatief gezien een uitdaging geweest. In plaats van snel en spontaan wat collega's van GoGift voor een whiteboard te kunnen verzamelen, hebben we ons moeten aanpassen en deze optie moeten verplaatsen naar chats en virtuele whiteboards. Het is veel beter gegaan dan gevreesd, en dit laat zien dat er veel is gebeurd op het gebied van het aanbod aan digitale tools.

Is het een uitdaging om de werknemers te behouden?

Ik heb dit niet ervaren tijdens de Covid-19-periode, en ik ervaar het ook in het algemeen niet als een uitdaging. Maar ik geloof dat de nieuwe digitale mogelijkheden bedrijven helpen de voordelen in te zien die digitale werkmethoden ons hebben getoond. Ik geloof dat thuiswerken in de toekomst gebruikelijker zal worden, en vooral de jongere generaties zullen hogere eisen stellen aan flexibiliteit.

Wat zijn de belangrijkste lessen die we moeten behouden of juist moeten loslaten?

Ik denk dat we in Denemarken onszelf eerst eens mogen prijzen voor onze bereidheid tot verandering. Ik heb eigenlijk alleen maar succesverhalen gehoord over de digitale transformatie die we hebben doorgemaakt.

"Ik denk dat de belangrijkste les is dat digitaal thuiswerken geen zwart-witverhaal is – we hebben geleerd dat de flexibiliteit die het met zich meebrengt een groot voordeel is."

Veel werkzaamheden kunnen beter vanuit huis worden opgelost, net zoals transport en reizen kunnen worden verminderd zonder negatieve gevolgen.

Hoe zie je veranderingen in besluitvormingsprocessen en betrokkenheid van medewerkers?

Momenteel heeft dit bij GoGift niet tot grote veranderingen geleid. Onze vergaderingen zijn simpelweg online verplaatst via onze chat- en conferentietools. Ik zie dat digitale werkvormen kunnen leiden tot slechtere processen, onvoldoende dekking van belanghebbenden of minder goede besluitvormingscompetenties. Toch denk ik dat het belangrijkste is dat managers niet aan 'uit het oog, uit het hart' doen. Al je collega's zijn net zo toegankelijk als wanneer ze op kantoor zijn. Het vereist alleen dat we ons aanpassen.

Hoe zorg je voor de onboarding van nieuwe medewerkers als fysieke aanwezigheid niet mogelijk is?

Bij GoGift had ik een medewerker die precies op de dag begon dat Denemarken in lockdown ging. De onboarding verliep volledig via ons videoconferentiesysteem, wat als bijkomend voordeel had dat we de sessies konden opnemen. Zo had de nieuwe collega voor elke taak een instructievideo. Het was een andere manier van inwerken, maar niet per se slechter. Als manager is het volgens mij vooral belangrijk om zichtbaar en bereikbaar te zijn en je virtuele deur altijd open te houden.