Efficiëntie op afstand

"Ik vind dat we in Denemarken onszelf mogen prijzen voor onze bereidheid tot verandering. Ik heb eigenlijk alleen maar succesverhalen gehoord over de digitale transformatie die we hebben doorgemaakt."

Interview met Claus Kenberg, Director of E-commerce & Marketing, GoGift

Hoe zou je digitaal management in 2021 omschrijven?

In relatie tot Covid-19 is digitaal management voor mij een praktijk geworden die op afstand plaatsvindt - maar dankzij digitale tools is het eenvoudig geweest om de samenwerking en het onderlinge vertrouwen met collega's te behouden. Gezien de grote digitale sprong die we tijdens de pandemie hebben gemaakt, geloof ik dat digitaal management naar een nieuw, ander en vooral beter niveau is getild.

Als leidinggevenden stonden we voor de uitdaging van 'uit het oog, uit het hart', en er waren ook andere nadelen - maar bij GoGift hebben we ook voordelen gezien in termen van meer flexibiliteit en door een andere vorm van vertrouwen toe te staan dan we gewend waren.

"Transparante communicatie en leiderschap zijn - en blijven - altijd essentieel. We moeten dit ook digitaal kunnen waarmaken."

En wat zou nu minimaal de basis moeten zijn?

De nieuwe digitale mogelijkheden hebben ons laten zien dat we onder de juiste omstandigheden efficiënter op afstand kunnen werken - zowel wat betreft het eigenlijke werk als het behouden van een goede werk-privébalans. Bij GoGift heeft iedereen een laptop die mee naar huis kan worden genomen, waarop ze over de benodigde programma's en toegangsrechten beschikken. Ik zou zeggen dat effectief thuiswerken in een modern bedrijf inderdaad haalbaar moet zijn.

Hoe behoud je digitaal een goede bedrijfscultuur?

Bij GoGift zit 'digitaal' altijd al in ons DNA, dus dat is niet de grootste uitdaging. Tegelijkertijd hebben we echter ook uitgebreide wereldwijde visies, en daarom gaat het er niet alleen om onze bedrijfscultuur digitaal voort te zetten, maar ook wereldwijd. Gelukkig kunnen die twee hand in hand gaan.

Hoe wordt de creatieve ontwikkeling gewaarborgd?

Wie mij kent, zou me waarschijnlijk een beetje een whiteboard-fanaat noemen. Werken zonder fysiek whiteboard was voor mij dus creatief gezien een uitdaging. In plaats van snel en spontaan wat collega's van GoGift voor een whiteboard te verzamelen, hebben we ons moeten aanpassen en deze optie moeten verplaatsen naar chats en virtuele whiteboards. Dat is veel beter gegaan dan gevreesd, en dit laat zien dat er veel is gebeurd op het gebied van het aanbod aan digitale tools.

Is het een uitdaging om werknemers te behouden?

Ik heb dit niet ervaren tijdens de Covid-19-periode, en ik ervaar het ook in het algemeen niet als een uitdaging. Maar ik geloof dat de nieuwe digitale kansen bedrijven helpen inzien welke voordelen digitale werkmethoden ons hebben getoond. Ik geloof dat thuiswerken in de toekomst gebruikelijker zal worden, en vooral de jongere generaties zullen hogere eisen stellen aan flexibiliteit.

Wat zijn de belangrijkste lessen die we moeten behouden of juist moeten loslaten?

Ik vind dat we in Denemarken onszelf mogen prijzen voor onze bereidheid tot verandering. Ik heb eigenlijk alleen maar succesverhalen gehoord over de digitale transformatie die we hebben doorgemaakt.

"Ik denk dat de belangrijkste les is dat digitaal thuiswerken geen zwart-witverhaal is - we hebben geleerd dat de flexibiliteit die het met zich meebrengt een groot voordeel is."

Veel werkzaamheden kunnen beter vanuit huis worden opgelost, net zoals transport en reizen kunnen worden verminderd zonder negatieve gevolgen.

Hoe zie je veranderingen in besluitvormingsprocessen en de betrokkenheid van medewerkers?

Bij GoGift heeft dit momenteel niet tot grote veranderingen geleid. Onze vergaderingen zijn simpelweg online verplaatst via onze chat- en conferentietools. Ik zie dat digitale werkvormen kunnen leiden tot slechtere processen, onvoldoende betrokkenheid van stakeholders of minder effectieve besluitvorming. Toch denk ik dat het allerbelangrijkste is dat managers niet vervallen in 'uit het oog, uit het hart'. Al je collega's zijn net zo toegankelijk als wanneer ze op kantoor zijn. Het vereist alleen dat we ons aanpassen.

Hoe laat je nieuwe medewerkers inwerken wanneer fysieke aanwezigheid niet mogelijk is?

Bij GoGift had ik een medewerker die precies op de dag begon dat Denemarken in lockdown ging. Het inwerktraject verliep daarom volledig via ons videoconferentiesysteem, wat als bijkomend voordeel had dat we de sessies konden opnemen. Zo had de nieuwe collega voor elke taak een korte instructievideo. Het was een andere manier van inwerken, maar niet per se minder goed. Wat management betreft, vind ik het allerbelangrijkste dat de leidinggevende zichtbaar en bereikbaar is en in feite de virtuele deur van zijn kantoor openhoudt.